Was ist das eCollect-Guthabenkonto?

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Nevena Stavreva
eCollect support team

Das eCollect-Guthabenkonto ist ein essentielles Feature Ihres Kreditoren-Accounts: Eingehende Zahlungen zu Ihren offenen Forderungen werden hier automatisch verbucht und die Summe der Zahlungseingänge monatlich auf Ihr präferiertes Bankkonto ausgezahlt. Sie können alle Zahlungsbewegungen in Ihrem Kreditoren-Bereich online überwachen und verwalten. Per Klick erhalten Sie detaillierte Abrechnungen von abgeschlossenen Fällen und können eine aktuelle Auflistung der Transaktionen als .CSV-Datei für Ihre Buchhaltung herunterladen.


Setup Ihres eCollect-Guthabenkontos

Das Guthabenkonto ist Bestandteil Ihres Kreditoren-Accounts und mit dessen Aktivierung voll funktionsfähig, wenn Sie Ihr bevorzugtes Bankkonto für die Auszahlungen angeben haben. Um eventuellen Missbrauch zu verhindern und Transaktionssicherheit zu gewährleisten, prüfen wir zunächst Ihre Angaben: Das eCollect-Expertenteam kann im Rahmen der Prüfung Ihren Account direkt verifizieren oder kontaktiert Sie, um zusätzliche Informationen abzufragen.

Wie funktioniert das eCollect-Guthabenkonto für Kreditoren?

Alle eingehenden Zahlungen Ihrer Kunden werden vom eCollect-System erfasst, zugeordnet und mit der entsprechenden Forderung verrechnet. Ganz gleich ob Ihr Kunde direkt den vollen ausstehenden Betrag überweist oder monatliche Raten vereinbart: Eingehende Zahlungen werden automatisch Ihrem eCollect-Guthabenkonto zugewiesen und vorrangig an Sie ausgezahlt. Das bedeutet, dass wir zunächst den offenen Gesamtbetrag Ihrer Forderung (Hauptforderung + ggf. Nebenforderungen) sicherstellen und an Sie im vollen Umfang übergeben. Erst dann verrechnen wir unsere eigenen Kosten und Auslagen.

Auszahlung Ihres Guthabens

Die Auszahlung des gesammelten Guthabens erfolgt automatisiert jeden Monat. Die Gesamtsumme wird von unserem Geldinstitut auf das von Ihnen hinterlegte Bankkonto überwiesen – in der Regel bis zum 15. des Folgemonats.

Es ist vorgesehen, dass Kreditoren zukünftig die Auszahlung selbst und zu jeder Zeit beantragen können. Sie werden über die Aktivierung der neuen Option rechtzeitig informiert.

Wo kann ich mein eCollect-Guthaben überwachen?

Um die Zahlungsstatistiken zu überprüfen, loggen Sie sich bitte wie gewöhnlich in Ihr eCollect® Online-Konto ein. Die Zahlungsbewegungen zu Ihren übergebenen Forderungen sind unter dem Menüpunkt “Balance” aufgelistet.

Sie haben die Möglichkeit auch die einzelnen Transaktionen direkt im Online-Portal zu verfolgen. Unter “Abrechnungen” finden Sie die Auflistung aller Forderungsakten mit eingebuchten Zahlungen.

Mithilfe der Drop-Down-Box rechts können Sie die Übersicht auf die konkrete Statuskategorie reduzieren, die Sie gerade interessiert, z.B. ‘Full Payment’ – Komplettzahlungen, ‘Installment’ – Ratenzahlungen, ‘Settlement’- Vergleiche, ‘Direct Payment’ – Direktzahlungen der Kunden an Sie, etc.

Exportfunktion für Ihre Buchhaltung

Erleichtern Sie die Arbeit Ihrer Buchhaltung, indem Sie einen vollständigen Report zu den Forderungsakten aus einer oder allen Statusgruppen als .CSV-Datei herunterladen!

Navigieren Sie dazu einfach auf den Menüpunkt “Akten”-> “.CSV export”

Falls Sie den Bericht nur über eine einzelne Statusgruppe erstellen möchten, müssen Sie diese zunächst in der Drop-Down-Box rechts auswählen und im Anschluss auf “.CSV export” klicken.

Bitte beachten Sie folgende Besonderheiten beim .CSV-Export:

  • Die Spaltentrennung erfolgt durch ein Semikolon
  • Sollte eine Datei leer sein, fanden im ausgewählten Zeitraum keine Buchungen dieser Art statt

Sie möchten mehr über die Prozessabwicklungen bei der eCollect erfahren? Gehen Sie zurück zu unserem Support-Bereich oder nehmen Sie direkten Kontakt zu uns per E-Mail auf: support@ecollect.net.

Welche Konsequenzen haben unterschiedliche Zahlungsvorgänge auf mein Guthabenkonto?

Auf Ihrem eCollect-Guthabenkonto werden die Einnahmen aus Ihren offenen Forderungen als Gutschrift aufbewahrt. Dieses Guthaben setzt sich aus allen Geldeingängen zusammen, die seit der vorangegangenen Auszahlung für Sie verbucht wurden.

Ihr Kunde zahlt die Gesamtforderung (inklusive der eCollect-Gebühren)

Wird eine Zahlung vom Kunden in vollem Umfang geleistet, stellt das eCollect-System die Forderungsakte in den Status “CLEARED” und rechnet automatisch ab. Sie werden den Zahlungseingang direkt in Ihrem Guthabenkonto feststellen und können den Saldo aus der Abrechnung unter dem Menüpunkt Abrechnungen überprüfen.

Ratenzahlungsvereinbarungen: Monatliche Überträge der eingehenden Raten

Auch Raten- und Teilzahlungen werden direkt in Ihr eCollect-Guthabenkonto übertragen. Der Übertrag erfolgt in diesem Fall ohne das eine Abrechnung der Forderung stattfindet. Sobald die Gesamtforderung in vollem Umfang (samt eCollect-Gebühren) beglichen wurde, wird eine finale Abrechnung erstellt.

Direktzahlungen an den Auftraggeber: Ihr Kunde hat die Forderung teilweise oder ganz an Sie überwiesen

Bitte geben Sie uns unverzüglich Bescheid, wenn Sie eine Zahlung des Kunden auf Ihr Bankkonto feststellen. Dabei sind folgende Informationen für uns von essenzieller Bedeutung:

  • Wurde die Zahlung in vollem Umfang vor der Übergabe der Forderung an eCollect getätigt? Sollten Sie die Forderung aufgrund eines Fehlers in Ihrer Buchhaltung o.a. an uns übergeben haben, werden wir den Vorgang aus Kulanz kostenfrei stornieren. Erfahren Sie mehr über die Stornierung von Forderungen
    hier
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  • Hat Ihr Kunde nach Erhalt unserer Schreiben direkt an Sie gezahlt?

Zahlungen, die Ihr Kunde an Sie erst nach Erhalt unseres ersten Schreibens tätigt, werden mit Ihrem Guthaben verrechnet. Dabei ist es wichtig, dass Sie uns die Höhe und das Datum der Überweisung schnellstmöglich per E-Mail an support@ecollect.net mitteilen.

Wenn der Kunde allein Ihre Hauptforderung beglichen hat (und ohne Inkassokosten), müssen wir den Beitreibungsprozess entsprechend fortsetzen. Sie können den Betrag in Ihren Büchern verrechnen, während wir uns um die weitere Kommunikation mit dem Kunden kümmern. Sobald die Restforderung bezahlt ist, wird die Forderungsakte auch in unserem System endgültig geschlossen. Die Aufstellung wird für Sie unter “Abrechnungen” abgelegt.