Wie schreibt man eine Mahnung?

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Nevena Stavreva
eCollect support team

Das Schreiben einer Mahnung ist für viele keine alltägliche Aufgabe. Daher kann es einem Gläubiger schwer fallen, die richtige Formulierung für ein Mahnschreiben zu finden. Das Verfassen von Mahnschreiben wird jedoch aufgrund der tendenziell sinkenden Zahlungsmoral in Deutschland, aber auch in Österreich und der Schweiz, immer wichtiger. Studien & statistische Auswertungen zeigen, dass in manchen Branchen mehr als 50 Prozent der Forderungen nicht, nicht vollumfänglich oder nicht innerhalb der vorgegebenen Zahlungsfrist bezahlt werden. Dennoch möchte der Gläubiger eine Geschäftsbeziehung bei einer einmaligen Verzögerung der Zahlung durch den Schuldner meist weder gefährden noch beenden. Er wird stattdessen versuchen den Schuldner mithilfe einer oder mehrerer Erinnerungen bzw. Mahnungen zur Zahlung zu bewegen.


Was gilt bei einer Mahnung zu beachten?

Beim Schreiben einer Mahnung ist es daher wichtig, entsprechende Eskalationsstufen zu berücksichtigen. Mit der ersten Mahnung sollte der Gläubiger den Schuldner mittels eines freundlich und höflich formulierten Schreibens an die noch offene Forderung erinnern. In der zweiten Mahnung sollte der Gläubiger dem Schuldner dann aber eine Zahlungsfrist setzen und ihm zudem die Folgen eines fruchtlosen Verstreichens der Frist aufzeigen. Bleibt auch dieser Versuch erfolglos, ist es wichtig in der dritten Mahnung eine letzte und kürzere Frist zur Zahlung zu setzen und den Schuldner darüber in Kenntnis zu setzten, dass ansonsten die gerichtliche Geltendmachung erfolgen wird.

Wird die Rechnung mit einer Zahlungsfrist versehen, so ist es aber schon nach dem Gesetz so, dass der Schuldner bereits mit Ablauf der Frist in Verzug gerät. Der Gläubiger hat also die Möglichkeit schon nach Ablauf der Zahlungsfrist ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten oder seine Forderung durch einen Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen weiter verfolgen zu lassen. Dennoch ist es zur Aufrechterhaltung der Kundenbeziehung sicherlich in den meisten Fällen geboten, dem Schuldner zunächst durch eine gewisse Anzahl von Mahnungen klarzumachen, dass er sich im Verzug befindet und dass weitere, kostenpflichtige Handlungen bei Nichtzahlung eingeleitet werden müssen.